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Stratégie de dossiers pour un matching propre

Dans Blast Audit, la qualité du matching s'améliore souvent avant même de changer les règles. Une structure de dossiers propre dans `Document Organizer` donne à `Document Matching` un ensemble de documents plus petit et plus pertinent à par

Written by William Karkegi
Updated over 2 weeks ago

Dans Blast Audit, la qualité du matching s'améliore souvent avant même de changer les règles. Une structure de dossiers propre dans Document Organizer donne à Document Matching un ensemble de documents plus petit et plus pertinent à parcourir. Certaines pages peuvent encore afficher Copilot Audit pendant le déploiement du changement de nom.

À qui s'adresse cet article

  • Toute personne qui prépare des documents avant de lancer Document Matching

  • Équipes qui réutilisent le même classeur et la même bibliothèque documentaire sur plusieurs contrôles

  • Utilisateurs qui voient déjà trop de matchs faibles ou de résultats hors sujet

Avant de commencer

  • Importez d'abord vos fichiers dans l'add-in Excel

  • Laissez l'OCR se terminer pour les documents que vous voulez utiliser

  • Ouvrez la zone Documents et vérifiez que vous voyez Document Organizer

Étapes

  1. Ouvrez Documents dans l'add-in. Le titre de la page est Document Organizer.

  2. Créez des dossiers avec Add folder, ou importez un jeu source complet avec Import folder.

  3. Utilisez un dossier par ensemble de preuves qui doit être matché ensemble. Bons exemples : une période, une entité ou un processus.

  4. Sélectionnez des lignes puis utilisez Move to folder pour placer les documents dans le bon dossier.

  5. Gardez des noms et un objectif de dossier cohérents. Par exemple, gardez un dossier pour 2025 AP invoices et un autre pour 2025 bank statements au lieu de tout mélanger.

  6. Laissez les fichiers temporaires ou peu clairs dans Uncategorized jusqu'à savoir où les classer.

  7. Quand vous lancez Document Matching, choisissez Use document folders et n'incluez que les dossiers qui concernent ce contrôle.

Résultat attendu

  • Chaque dossier contient un ensemble documentaire logique

  • Les fichiers de période courante et de période précédente sont séparés

  • Les différents types de sources sont séparés au lieu d'être mélangés

  • Uncategorized reste petit et temporaire, pas votre zone de travail principale

  • Quand vous choisissez des dossiers pendant le matching, le nombre de documents sélectionnés paraît proche de ce que vous attendiez

À éviter

  • Mélanger factures, relevés, confirmations et contrats dans le même dossier

  • Garder ensemble les preuves de l'exercice précédent et de l'exercice courant

  • Utiliser les dossiers comme zone de dépôt au lieu d'un outil de sélection

  • Supprimer un dossier en pensant que les documents seront supprimés aussi. Dans l'add-in, supprimer un dossier renvoie ces documents dans Uncategorized.

Si cela ne marche toujours pas

  • Si la liste des documents ne se rafraîchit pas, utilisez Retry

  • Si des documents affichent encore Processing, attendez la fin de l'OCR avant d'organiser pour une exécution finale

  • Si vous avez déjà des dossiers mais que le matching reste bruyant, resserrez encore le périmètre puis lisez "Choisir le bon mode de matching"

S'exercer avec des fichiers d'exemple

  • Recherchez S'exercer au matching avec des documents d'exemple dans cette collection.

  • Utilisez les PDF et CSV joints à cet article pour tester ce workflow avant d'utiliser des fichiers client.

À lire ensuite

  • Importer les premiers documents

  • Lancer un premier matching de documents

  • Choisir le bon mode de matching

  • Corriger "No Matches" ou une faible confiance

  • S'exercer au matching avec des documents d'exemple

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