Form Extraction dans Blast Audit vous permet de capturer des champs récurrents dans des PDF, de les prévisualiser sur plusieurs documents, puis de Export to Excel. Selon votre environnement Office, le workflow peut s'ouvrir dans une boîte de dialogue ou dans la page principale de l'add-in. Certains libellés affichent encore Copilot Audit.

À qui s'adresse cet article

Utilisateurs qui extraient des champs répétés de factures, notes de frais ou formulaires similaires
Équipes qui construisent des templates d'extraction réutilisables
Toute personne qui veut un résultat structuré dans Excel sans recréer des snips à chaque fois

Avant de commencer

Importez les documents que vous voulez utiliser
Laissez l'OCR se terminer avant de lancer une extraction sérieuse
Ouvrez l'add-in dans Excel si vous voulez exporter directement les résultats vers une feuille

Étapes

Ouvrez Form Extraction depuis la navigation du bas ou le ruban Excel.
Si vous partez de zéro, cliquez sur Start new form extraction. Si vous avez déjà une configuration réutilisable, ouvrez-en une depuis My templates, Company templates ou Featured.
Choisissez les documents à inclure.
Dans le viewer PDF, capturez les champs avec des sélections de texte, de somme ou de tableau. Les nouveaux champs apparaissent dans le panneau de gauche dès leur capture.
Renommez les champs avec des noms métier clairs. Vous pouvez aussi les réordonner par glisser-déposer.
Utilisez Active document pour passer d'un fichier à l'autre et vérifier que le même champ fonctionne sur tout le lot documentaire.
Vérifiez le tableau d'aperçu à droite pour voir comment les valeurs se remplissent document par document.
Ajoutez une description si utile, puis choisissez ou non Share with my organization.
Cliquez sur Save template si vous voulez réutiliser la configuration.
Cliquez sur Export to Excel quand l'aperçu vous convient.

Résultat attendu

Les noms de champs sont clairs et prêts pour la revue
Le tableau d'aperçu est renseigné sur les documents sélectionnés
Vous faites des contrôles ponctuels sur plus d'un fichier avec Active document
Les templates partagés ne sont utilisés qu'une fois le schéma d'extraction stabilisé

À éviter

Essayer d'exporter avant d'avoir ajouté le moindre champ
Oublier de nommer le template avant de l'enregistrer
Construire le template à partir d'un scan médiocre puis supposer que la logique d'extraction est mauvaise
Penser que la boîte de dialogue doit s'ouvrir dans tous les environnements Office. Si les dialogues ne sont pas disponibles, Blast Audit peut revenir à la page principale de l'add-in.
Essayer d'exporter hors d'Excel et obtenir Excel isn't available. Open the add-in inside Excel to export.

Si cela ne marche toujours pas

Si le PDF ne charge pas, re-sélectionnez le document ou rouvrez Form Extraction
Utilisez Change documents si vous avez choisi les mauvais fichiers au départ
Si votre aperçu est vide, vérifiez que vous avez bien ajouté des champs dans le viewer
Si l'OCR est incomplet ou le scan de mauvaise qualité, corrigez cela d'abord avant de retravailler le template

S'exercer avec des fichiers d'exemple

Recherchez S'exercer à la form extraction avec des documents d'exemple dans cette collection.
Utilisez les PDF et CSV joints à cet article pour tester ce workflow avant d'utiliser des fichiers client.

Exécuter le workflow Form Extraction