Blast Audit में अच्छे मिलान की शुरुआत अक्सर सही फ़ोल्डर व्यवस्था से होती है। Document Organizer में साफ़ संरचना रखने से Document Matching को कम, अधिक संबंधित, और बेहतर दस्तावेज़ दायरा मिलता है।
यह लेख किनके लिए है
वे लोग, जो
Document Matchingसे पहले दस्तावेज़ व्यवस्थित कर रहे हैंवे टीमें, जो एक ही वर्कबुक और दस्तावेज़ लाइब्रेरी बार-बार उपयोग करती हैं
वे उपयोगकर्ता, जिन्हें बहुत ज़्यादा शोरभरे या असंबंधित मिलान मिल रहे हैं
शुरू करने से पहले
पहले अपनी फ़ाइलें ऐड-इन में इम्पोर्ट करें
जिन दस्तावेज़ों का उपयोग करना है, उनका OCR पूरा होने दें
Documentsमें जाकर देखें किDocument Organizerउपलब्ध है
चरण दर चरण
Documentsखोलें।Add folderसे नए फ़ोल्डर बनाएँ, याImport folderसे पूरा सेट लाएँ।हर अलग काम या अवधि के लिए अलग फ़ोल्डर रखें।
Move to folderसे दस्तावेज़ सही जगह रखें।फ़ोल्डर नाम साफ़ और स्थिर रखें, जैसे अवधि, इकाई, या दस्तावेज़ प्रकार के आधार पर।
जिन फ़ाइलों की जगह तय नहीं है, उन्हें अस्थायी रूप से
Uncategorizedमें रखें।जब
Document Matchingचलाएँ, तोUse document foldersचुनें और सिर्फ वही फ़ोल्डर शामिल करें जो उस काम से जुड़े हों।
अपेक्षित परिणाम
हर फ़ोल्डर में एक साफ़ और तर्कसंगत दस्तावेज़ समूह होता है
अलग अवधियों या अलग दस्तावेज़ प्रकारों का मिश्रण नहीं होता
Uncategorizedछोटा और अस्थायी रहता हैमिलान चलाने से पहले चुना हुआ दस्तावेज़ दायरा समझ में आता है
इनसे बचें
इनवॉइस, स्टेटमेंट, पुष्टि-पत्र, और कॉन्ट्रैक्ट सब एक ही फ़ोल्डर में डाल देना
पुराने और मौजूदा साल के दस्तावेज़ साथ रखना
फ़ोल्डर को सिर्फ dumping area की तरह इस्तेमाल करना
यह मान लेना कि फ़ोल्डर हटाने से दस्तावेज़ भी मिट जाएँगे
अगर अभी भी काम न करे
अगर सूची रिफ्रेश न हो, तो
Retryआज़माएँअगर दस्तावेज़ अभी भी
Processingमें हैं, तो OCR पूरा होने देंअगर फ़ोल्डर होने के बाद भी मिलान शोरभरा है, तो दायरा और छोटा करें
नमूना फ़ाइलों के साथ अभ्यास करें
इस collection में
नमूना दस्तावेज़ों के साथ matching का अभ्यास करेंखोजें।वहाँ जुड़े PDF और CSV फ़ाइलों से इस workflow को live client files पर जाने से पहले टेस्ट करें।
आगे क्या पढ़ें
पहले दस्तावेज़ अपलोड करें
पहली बार
Document Matchingचलाएँज़रूरत के मुताबिक सही मिलान मोड चुनें
No Matchesया कम कॉन्फिडेंस की समस्या ठीक करेंनमूना दस्तावेज़ों के साथ matching का अभ्यास करें