Blast Audit में Form Extraction आपको PDFs से दोहराने योग्य फ़ील्ड कैप्चर करने, उन्हें कई दस्तावेज़ में प्रीव्यू करने, और फिर Export to Excel करने देता है। आपके Office होस्ट के अनुसार यह प्रक्रिया डायलॉग विंडो में या मुख्य ऐड-इन पेज में खुल सकती है। कुछ लेबल में अभी भी Copilot Audit लिखा हो सकता है।
यह लेख किनके लिए है
वे उपयोगकर्ता, जो इनवॉइस, expense claims, या इसी तरह के फॉर्म से बार-बार आने वाले फ़ील्ड निकाल रहे हैं
वे टीमें, जो extraction टेम्पलेट बना रही हैं
वे लोग, जो हर बार स्निप दोबारा बनाए बिना Excel में structured आउटपुट चाहते हैं
शुरू करने से पहले
जिन दस्तावेज़ों का उपयोग करना है, उन्हें इम्पोर्ट करें
extraction run शुरू करने से पहले OCR पूरा होने दें
अगर परिणाम सीधे वर्कशीट में एक्सपोर्ट करने हैं, तो ऐड-इन को Excel के अंदर खोलें
चरण दर चरण
bottom navigation या Excel ribbon से
Form Extractionखोलें।अगर आप नया शुरू कर रहे हैं, तो
Start new form extractionपर क्लिक करें। अगर दोबारा इस्तेमाल करने लायक सेटअप पहले से है, तोMy templates,Company templates, याFeaturedसे एक खोलें।वे दस्तावेज़ चुनें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
PDF व्यूअर में टेक्स्ट, sum, या table selection का उपयोग करके फ़ील्ड कैप्चर करें। जैसे ही आप कैप्चर करते हैं, नई फ़ील्ड बाएँ पैनल में दिखाई देती हैं।
फ़ील्ड के नाम ऐसे रखें जिन्हें टीम आसानी से समझ सके। आप drag करके उनका क्रम भी बदल सकते हैं।
Active documentकी मदद से अलग फ़ाइलों पर जाएँ और पुष्टि करें कि वही फ़ील्ड आपके दस्तावेज़ समूह में लगातार काम कर रही है।दाएँ हिस्से की प्रीव्यू table देखें ताकि हर दस्तावेज़ के लिए मान कैसे भर रहे हैं, यह समझ आए।
उपयोगी लगे तो विवरण जोड़ें, फिर तय करें कि
Share with my organizationकरना है या नहीं।अगर सेटअप फिर से इस्तेमाल करनी है, तो
Save templateपर क्लिक करें।प्रीव्यू सही लगे तो
Export to Excelपर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
फ़ील्ड नाम साफ़ और समीक्षा-तैयार होते हैं
प्रीव्यू table आपके चुने हुए दस्तावेज़ों में भरी हुई दिखती है
आप
Active documentसे एक से अधिक फ़ाइलें झटपट-जाँच करते हैंसाझा टेम्पलेट तभी उपयोग होती हैं जब extraction pattern स्थिर हो
इनसे बचें
कोई फ़ील्ड जोड़े बिना एक्सपोर्ट करने की कोशिश करना
टेम्पलेट सेव करने से पहले उसे नाम देना भूल जाना
खराब scan पर टेम्पलेट बनाना और फिर extraction logic को दोष देना
यह मान लेना कि dialog हर Office वातावरण में खुलेगा। अगर dialogs उपलब्ध नहीं हैं, तो Blast Audit मुख्य ऐड-इन पेज पर fallback कर सकता है।
Excel के बाहर एक्सपोर्ट करने की कोशिश करना और
Excel isn't available. Open the add-in inside Excel to export.पाना
अगर अभी भी काम न करे
अगर PDF लोड नहीं होती, तो दस्तावेज़ फिर से चुनें या
Form Extractionदोबारा खोलेंअगर शुरुआत में गलत फ़ाइलें चुन ली थीं, तो
Change documentsका उपयोग करेंअगर आपका प्रीव्यू खाली है, तो पुष्टि करें कि आपने व्यूअर में सचमुच फ़ील्ड जोड़ी थीं
अगर OCR अधूरा है या scan खराब है, तो टेम्पलेट पर दोबारा काम करने से पहले उसे ठीक करें
नमूना फ़ाइलों के साथ अभ्यास करें
इस collection में
नमूना दस्तावेज़ों के साथ form extraction का अभ्यास करेंखोजें।वहाँ जुड़े PDF और CSV फ़ाइलों से इस workflow को live client files पर जाने से पहले टेस्ट करें।
आगे क्या पढ़ें
पहले दस्तावेज़ अपलोड करें
दस्तावेज़ व्यूअर का उपयोग करें और स्निप बनाएँ
Version Comparisonप्रक्रिया चलाएँछूटे हुए दस्तावेज़ और OCR जोखिम सँभालें
नमूना दस्तावेज़ों के साथ form extraction का अभ्यास करें