Skip to main content

Estrategia de carpetas para un matching limpio

En Blast Audit, la calidad del matching suele mejorar antes de que cambies ninguna regla. Una estructura de carpetas limpia en `Document Organizer` da a `Document Matching` un conjunto de documentos más pequeño y más relevante donde buscar.

Written by William Karkegi
Updated over 2 weeks ago

En Blast Audit, la calidad del matching suele mejorar antes de que cambies ninguna regla. Una estructura de carpetas limpia en Document Organizer da a Document Matching un conjunto de documentos más pequeño y más relevante donde buscar. En algunos etiquetas antiguas todavía puede aparecer Copilot Audit.

Para quién es este artículo

  • Cualquier persona que prepara documentos antes de ejecutar Document Matching

  • Equipos que reutilizan el mismo libro y la misma biblioteca de documentos en varios controles

  • Usuarios que ya ven demasiados matches débiles o resultados irrelevantes

Antes de empezar

  • Importa primero tus archivos en el complemento de Excel

  • Deja que termine el OCR de los documentos que vayas a usar

  • Abre la zona Documents y confirma que puedes ver Document Organizer

Pasos

  1. Abre Documents en el complemento. El título de la página es Document Organizer.

  2. Crea carpetas con Add folder, o trae un conjunto completo con Import folder.

  3. Usa una carpeta por cada conjunto de evidencia que deba analizarse junto. Buenos ejemplos: un periodo, una entidad o un proceso.

  4. Selecciona filas y usa Move to folder para colocar los documentos en la carpeta correcta.

  5. Mantén nombres y finalidad de carpeta consistentes. Por ejemplo, guarda una carpeta para 2025 AP invoices y otra para 2025 bank statements en lugar de mezclar ambas.

  6. Deja los archivos temporales o poco claros en Uncategorized hasta que sepas dónde pertenecen.

  7. Cuando ejecutes Document Matching, elige Use document folders e incluye solo las carpetas que correspondan a esa revisión.

Resultado esperado

  • Cada carpeta contiene un único conjunto lógico de documentos

  • Los archivos del periodo actual y del periodo anterior están separados

  • Los distintos tipos de fuente están separados en vez de mezclados

  • Uncategorized es pequeño y temporal, no tu zona principal de trabajo

  • Cuando eliges carpetas durante el matching, el número de documentos seleccionados se parece a lo que esperabas

Evita esto

  • Mezclar facturas, extractos, confirmaciones y contratos en la misma carpeta

  • Mantener evidencia de años anteriores y del año actual en el mismo sitio

  • Usar las carpetas como un cajón de sastre en lugar de como una herramienta de selección

  • Eliminar una carpeta esperando que también se eliminen los documentos. En el complemento, borrar una carpeta devuelve esos documentos a Uncategorized.

Si todavía no funciona

  • Si la lista de documentos no se actualiza, usa Retry

  • Si los documentos todavía muestran Processing, espera a que termine el OCR antes de organizarlos para una ejecución final

  • Si ya tienes carpetas pero el matching sigue siendo ruidoso, reduce todavía más el alcance y luego lee "Elegir el modo de matching correcto"

Practicar con archivos de ejemplo

  • Busca Practicar matching con documentos de ejemplo en esta colección.

  • Usa los PDF y CSV adjuntos allí para probar este flujo antes de trabajar con archivos de clientes.

Leer a continuación

  • Subir los primeros documentos

  • Ejecutar el primer matching de documentos

  • Elegir el modo de matching correcto

  • Corregir "No Matches" o confianza baja

  • Practicar matching con documentos de ejemplo

Did this answer your question?