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Ejecutar el flujo de extracción de formularios

`Form Extraction` en Blast Audit te permite capturar campos repetibles desde PDFs, previsualizarlos en varios documentos y luego `Export to Excel`. Según tu entorno de Office, el flujo puede abrirse en una ventana de diálogo o en la página

Written by William Karkegi
Updated over 2 weeks ago

Form Extraction en Blast Audit te permite capturar campos repetibles desde PDFs, previsualizarlos en varios documentos y luego Export to Excel. Según tu entorno de Office, el flujo puede abrirse en una ventana de diálogo o en la página principal del complemento. En algunos etiquetas antiguas todavía puede aparecer Copilot Audit.

Para quién es este artículo

  • Usuarios que extraen campos repetidos de facturas, notas de gastos u otros formularios parecidos

  • Equipos que crean plantillas de extracción reutilizables

  • Cualquier persona que quiere una salida estructurada en Excel sin recrear snips cada vez

Antes de empezar

  • Importa los documentos que quieras usar

  • Deja que el OCR termine antes de iniciar una extracción seria

  • Abre el complemento dentro de Excel si quieres exportar resultados directamente a una hoja

Pasos

  1. Abre Form Extraction desde la navegación inferior o desde la cinta de Excel.

  2. Si empiezas desde cero, haz clic en Start new form extraction. Si ya tienes una configuración reutilizable, abre una desde My templates, Company templates o Featured.

  3. Elige los documentos que quieres incluir.

  4. En el visor PDF, captura campos usando selecciones de texto, suma o tabla. Los nuevos campos aparecen en el panel izquierdo en cuanto los capturas.

  5. Cambia el nombre de los campos a nombres de negocio claros. También puedes reordenarlos arrastrando.

  6. Usa Active document para cambiar de archivo y confirmar que el mismo campo funciona en todo tu conjunto de documentos.

  7. Revisa la tabla de previsualización de la derecha para ver cómo se completan los valores por documento.

  8. Añade una descripción si ayuda y decide si quieres Share with my organization.

  9. Haz clic en Save template si quieres reutilizar la configuración.

  10. Haz clic en Export to Excel cuando la previsualización tenga buen aspecto.

Resultado esperado

  • Los nombres de los campos son claros y listos para revisión

  • La tabla de previsualización se rellena para los documentos seleccionados

  • Compruebas más de un archivo con Active document

  • Las plantillas compartidas solo se usan cuando el patrón de extracción ya es estable

Evita esto

  • Intentar exportar antes de añadir campos

  • Olvidar poner nombre a la plantilla antes de guardarla

  • Crear la plantilla sobre un escaneo malo y asumir luego que la lógica de extracción es la que falla

  • Esperar que el diálogo se abra en todos los entornos de Office. Si los diálogos no están disponibles, Blast Audit puede volver a la página principal del complemento.

  • Intentar exportar fuera de Excel y recibir Excel isn't available. Open the add-in inside Excel to export.

Si todavía no funciona

  • Si el PDF no carga, vuelve a seleccionar el documento o reabre Form Extraction

  • Usa Change documents si elegiste los archivos equivocados al principio

  • Si la previsualización está vacía, asegúrate de que realmente añadiste campos en el visor

  • Si el OCR está incompleto o el escaneo es malo, corrige eso antes de rehacer la plantilla

Practicar con archivos de ejemplo

  • Busca Practicar form extraction con documentos de ejemplo en esta colección.

  • Usa los PDF y CSV adjuntos allí para probar este flujo antes de trabajar con archivos de clientes.

Leer a continuación

  • Subir los primeros documentos

  • Usar el visor de documentos y crear snips

  • Ejecutar el flujo de comparación de versiones

  • Gestionar documentos omitidos y riesgos de OCR

  • Practicar form extraction con documentos de ejemplo

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