Blast Audit ne peut faire du matching fiable et afficher correctement les documents qu'une fois l'OCR terminé. Si l'OCR est interrompu ou de mauvaise qualité, vous pouvez voir des documents ignorés, des aperçus bloqués ou des résultats de matching médiocres.

À qui s'adresse cet article

Utilisateurs de l'add-in qui importent et matchent des PDF
Équipes qui travaillent avec des scans, relevés, factures ou fichiers riches en images
Toute personne qui voit des documents ignorés ou des alertes liées à l'OCR

Avant de commencer

Blast Audit est le nom actuel du produit. Certaines pages affichent encore Copilot Audit.
Travaillez depuis les pages de l'add-in Documents et Document Matching.
Gardez Excel ouvert pendant l'exécution de l'OCR.
Ne quittez pas Documents pendant le premier traitement.

Étapes

Vérifiez OCR Status dans Documents.

Chaque fichier doit passer à Complete avant que vous puissiez vous y fier.

Les fichiers marqués Not Started ou Processing ne sont pas prêts pour le matching ou la visualisation.

Respectez la protection OCR.

Pendant le traitement, Blast Audit avertit Please stay on this page and keep Excel open. If you leave now, the OCR result may be lost and you'll need to run OCR again.

Prenez cet avertissement au pied de la lettre.

Relancez l'OCR pour les fichiers faibles ou interrompus.

Utilisez Re-run OCR sur les documents qui semblent incomplets, mal scannés ou importés pendant une session perturbée.

Vérifiez que le viewer peut ouvrir le fichier.

Si le viewer indique OCR must be completed before viewing, terminez d'abord l'OCR.

Un fichier qui ne s'ouvre pas proprement dans le viewer n'est pas encore un bon candidat pour le matching.

Lisez les résumés de documents ignorés après le matching.

Si une exécution se termine par Some documents were skipped: ..., notez exactement les noms de fichiers et les raisons affichées.

C'est votre indice le plus rapide pour savoir quels fichiers doivent être nettoyés ou retirés du lot.

Réduisez la taille du lot.

Relancez le traitement avec Choose specific documents ou seulement un dossier propre.

Cela vous dira si un seul mauvais fichier pollue une exécution plus large.

Remplacez les fichiers source de mauvaise qualité quand c'est possible.

Des PDF propres valent toujours mieux qu'un post-traitement.

Réexportez depuis le système source si vous le pouvez au lieu de réutiliser des captures d'écran ou des scans basse résolution.

Résultat attendu

Les fichiers clés affichent OCR Status = Complete
Les documents s'ouvrent normalement dans le viewer
Les exécutions de matching se terminent sans résumé de documents ignorés
Les relances produisent des résultats plus stables et plus confiants

À éviter

Supposer que l'import terminé signifie que l'OCR est terminé
Quitter Documents alors que l'OCR est encore en cours
Mélanger des exports propres et des scans médiocres dans le même lot
Ignorer les noms de documents ignorés après l'exécution

Si cela ne marche toujours pas

Listez les noms exacts des fichiers ignorés et les messages associés
Notez si le problème touche un seul fichier ou tous les fichiers du lot
Vérifiez si les mêmes documents échouent aussi dans le viewer
Si vous avez besoin du support, incluez les statuts OCR et le résumé des fichiers ignorés dans votre dossier d'escalade pour le support

S'exercer avec des fichiers d'exemple

Recherchez S'exercer au dépannage avec des documents d'exemple dans cette collection.
Utilisez les PDF et CSV joints à cet article pour tester ce workflow avant d'utiliser des fichiers client.

Gérer les documents ignorés et les risques liés à l'OCR