Les meilleures équipes Blast Audit n'attendent pas d'avoir des exécutions bloquées ou du nettoyage de fin de semaine. Elles suivent une courte routine hebdomadaire dans l'add-in et le dashboard pour garder un OCR sain, des templates réutilisables et un travail admin sous contrôle.

À qui s'adresse cet article

Power users dans l'add-in Excel
Responsables d'équipe qui portent la qualité et l'adoption
Admins d'espace de travail qui revoient l'usage, les sièges et les exports

Avant de commencer

Blast Audit est le nom actuel du produit. Certaines pages affichent encore Copilot Audit.
Le travail add-in se fait dans Excel. Le travail dashboard nécessite un accès admin.
Si vous n'avez pas accès au dashboard, vous pouvez tout de même suivre les parties add-in de cette routine.

Étapes

Lundi : vérifiez le dashboard.

Ouvrez Usage puis consultez Feature engagement, Team momentum et Adoption overview.

Ouvrez ensuite Users pour vérifier les invitations en attente et les manques d'accès.

Si les sièges sont tendus, regardez Billing et Seat management.

Avant le matching : videz le backlog OCR.

Dans Documents, repérez dans OCR Status tout ce qui est encore en Processing ou Not Started.

Utilisez Re-run OCR avant que ces fichiers n'arrivent sur une mission réelle.

En milieu de semaine : lancez le matching de façon contrôlée.

Ouvrez Document Matching.

Partez de My Templates ou des templates Company quand c'est possible.

Pour des exécutions de meilleure qualité, préférez Use document folders ou Choose specific documents à All documents.

Enregistrez les bonnes configurations pendant qu'elles sont fraîches.

Si une exécution a bien fonctionné, enregistrez-la avec Save matching template et donnez-lui un nom clair.

Cela garde le mapping et les règles de matching cohérents d'une mission à l'autre.

Revoir les workflows de preuve.

Utilisez Documents ou le viewer pour repérer les snips manquants.

Si le badge Restore apparaît, traitez-le tôt.

Utilisez Compare pour les contrôles de révision et Form Extraction pour les documents répétitifs de type formulaire.

Vendredi : faites le nettoyage admin.

Ouvrez le dashboard Document Matching pour revoir le nombre d'exécutions de template et le statut de partage.

Ouvrez Data exports si votre équipe a besoin de sorties CSV ou de reporting planifié.

Nettoyez les invitations anciennes, la pression sur les sièges et les blocages récurrents avant le début de la semaine suivante.

N'escaladez que ce qui survit à la routine.

Si la même erreur apparaît encore après nettoyage OCR, cadrage documentaire et revue des templates, envoyeavec un dossier d'escalade pour le support au support au lieu de laisser traîner le problème.

Résultat attendu

Les problèmes d'OCR sont détectés avant le jour de matching
Les équipes réutilisent les templates au lieu de reconstruire les mappings chaque semaine
Les problèmes de sièges et d'invitation sont traités avant de bloquer de nouveaux utilisateurs
Les exports et le suivi admin se font sur une cadence prévisible

À éviter

Faire matcher tout contre All documents par défaut
Laisser l'OCR en Processing jusqu'au moment d'une revue en direct
Enregistrer des templates brouillons puis les réutiliser partout
Ignorer les invitations en attente jusqu'à épuisement des sièges
Attendre le vendredi soir pour rassembler les détails à envoyer au support

Si cela ne marche toujours pas

Gardez au minimum cette routine : vérification dashboard le lundi, vérification OCR avant les exécutions, escalade support le vendredi
Si une étape crée toujours du bruit, simplifiez-la avant de l'automatiser
Utiliseavec un dossier d'escalade pour le support pour tout blocage qui se répète semaine après semaine

Routine hebdomadaire du power user