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Strategia delle cartelle per un matching pulito

In Blast Audit, la qualità del matching di solito migliora ancora prima di cambiare le regole. Una configurazione ordinata delle cartelle in `Document Organizer` offre a `Document Matching` un insieme di documenti più piccolo e più rilevant

Written by William Karkegi
Updated over 2 weeks ago

In Blast Audit, la qualità del matching di solito migliora ancora prima di cambiare le regole. Una configurazione ordinata delle cartelle in Document Organizer offre a Document Matching un insieme di documenti più piccolo e più rilevante su cui cercare. In alcune schermate potrebbe ancora comparire Copilot Audit mentre il cambio nome viene distribuito.

A chi è rivolto

  • Chiunque prepari documenti prima di eseguire Document Matching

  • Team che riutilizzano lo stesso workbook e la stessa libreria documentale per più controlli

  • Utenti che vedono già troppi match deboli o risultati irrilevanti

Prima di iniziare

  • Importa prima i file nell'add-in Excel

  • Lascia terminare l'OCR per i documenti che vuoi usare

  • Apri l'area Documents e verifica di vedere Document Organizer

Passaggi

  1. Apri Documents nell'add-in. Il titolo pagina è Document Organizer.

  2. Crea cartelle con Add folder, oppure importa un intero set sorgente con Import folder.

  3. Usa una cartella per ogni set di evidenze che deve essere messo in matching insieme. Esempi validi: un periodo, un'entità o un processo.

  4. Seleziona le righe e usa Move to folder per spostare i documenti nella cartella corretta.

  5. Mantieni nomi e scopo delle cartelle coerenti. Per esempio, tieni una cartella per 2025 AP invoices e un'altra per 2025 bank statements invece di mescolare tutto.

  6. Lascia i file temporanei o poco chiari in Uncategorized finché non sai dove collocarli.

  7. Quando esegui Document Matching, scegli Use document folders e includi solo le cartelle che appartengono a quel controllo.

Risultato atteso

  • Ogni cartella contiene un solo insieme logico di documenti

  • I file del periodo corrente e quelli dei periodi precedenti sono separati

  • I diversi tipi di fonte sono separati invece che mescolati

  • Uncategorized resta piccolo e temporaneo, non diventa la tua area di lavoro principale

  • Quando scegli le cartelle durante il matching, il numero di documenti selezionati è vicino a quello che ti aspettavi

Da evitare

  • Mescolare fatture, estratti conto, conferme e contratti nella stessa cartella

  • Tenere insieme evidenze dell'anno corrente e di anni precedenti

  • Usare le cartelle come deposito indiscriminato invece che come strumento di selezione

  • Eliminare una cartella aspettandosi che vengano eliminati anche i documenti. Nell'add-in, cancellare una cartella rimanda quei documenti in Uncategorized.

Se ancora non funziona

  • Se l'elenco documenti non si aggiorna, usa Retry

  • Se i documenti mostrano ancora Processing, aspetta la fine dell'OCR prima di organizzare il run finale

  • Se hai già le cartelle ma il matching resta rumoroso, restringi ancora il perimetro e poi consulta l'articolo sulla modalità di matching giusta

Esercitarsi con file di esempio

  • Cerca Esercitarsi sul matching con documenti di esempio in questa raccolta.

  • Usa i PDF e i CSV allegati a quell'articolo per testare questo workflow prima di usare file cliente.

Leggi dopo

  • Caricare i primi documenti

  • Eseguire il primo matching documentale

  • Scegliere la modalità di matching giusta

  • Risolvere "No Matches" o la bassa confidenza

  • Esercitarsi sul matching con documenti di esempio

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