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Eseguire il workflow di Form Extraction

`Form Extraction` in Blast Audit ti permette di acquisire campi ripetibili da PDF, visualizzarli in anteprima su più documenti e poi usare `Export to Excel`. A seconda dell'host Office, il workflow può aprirsi in una finestra di dialogo opp

Written by William Karkegi
Updated over 2 weeks ago

Form Extraction in Blast Audit ti permette di acquisire campi ripetibili da PDF, visualizzarli in anteprima su più documenti e poi usare Export to Excel. A seconda dell'host Office, il workflow può aprirsi in una finestra di dialogo oppure nella pagina principale dell'add-in. Alcune etichette mostrano ancora Copilot Audit.

A chi è rivolto

  • Utenti che estraggono campi ripetuti da fatture, note spese o moduli simili

  • Team che stanno costruendo template di estrazione riutilizzabili

  • Chiunque voglia output strutturato in Excel senza ricreare snip ogni volta

Prima di iniziare

  • Importa i documenti che vuoi usare

  • Lascia terminare l'OCR prima di iniziare un run di estrazione serio

  • Apri l'add-in dentro Excel se vuoi esportare i risultati direttamente in un foglio di lavoro

Passaggi

  1. Apri Form Extraction dalla navigazione in basso o dalla ribbon di Excel.

  2. Se parti da zero, fai clic su Start new form extraction. Se hai già un setup riutilizzabile, aprine uno da My templates, Company templates oppure Featured.

  3. Scegli i documenti da includere.

  4. Nel viewer PDF, acquisisci i campi usando selezioni di testo, somma o tabella. I nuovi campi compaiono nel pannello sinistro non appena li acquisisci.

  5. Rinomina i campi con nomi utili per il business. Puoi anche riordinarli trascinandoli.

  6. Usa Active document per passare da un file all'altro e verificare che lo stesso campo funzioni su tutto il set documentale.

  7. Controlla la tabella di anteprima a destra per vedere come i valori si popolano per ciascun documento.

  8. Aggiungi una descrizione se utile, poi scegli se attivare Share with my organization.

  9. Fai clic su Save template se vuoi riutilizzare la configurazione.

  10. Fai clic su Export to Excel quando l'anteprima è corretta.

Risultato atteso

  • I nomi dei campi sono chiari e pronti per la revisione

  • La tabella di anteprima è popolata per i documenti selezionati

  • Controlli più di un file con Active document

  • I template condivisi vengono usati solo quando il pattern di estrazione è stabile

Da evitare

  • Provare a esportare prima di aver aggiunto almeno un campo

  • Dimenticare di dare un nome al template prima di salvarlo

  • Costruire il template su una scansione scadente e poi pensare che la logica di estrazione sia errata

  • Aspettarsi che la finestra di dialogo si apra in ogni ambiente Office. Se i dialoghi non sono disponibili, Blast Audit può tornare alla pagina principale dell'add-in.

  • Provare a esportare fuori da Excel e ricevere Excel isn't available. Open the add-in inside Excel to export.

Se ancora non funziona

  • Se il PDF non si carica, riseleziona il documento oppure riapri Form Extraction

  • Usa Change documents se all'inizio hai scelto i file sbagliati

  • Se l'anteprima è vuota, assicurati di aver davvero aggiunto campi nel viewer

  • Se l'OCR è incompleto o la scansione è scarsa, risolvi prima quel problema invece di rielaborare il template

Esercitarsi con file di esempio

  • Cerca Esercitarsi sulla form extraction con documenti di esempio in questa raccolta.

  • Usa i PDF e i CSV allegati a quell'articolo per testare questo workflow prima di usare file cliente.

Leggi dopo

  • Caricare i primi documenti

  • Usare il visualizzatore documenti e creare snip

  • Eseguire il workflow di Version Comparison

  • Gestire documenti saltati e rischio OCR

  • Esercitarsi sulla form extraction con documenti di esempio

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